Intranet in een nieuw jasje: impact maken voor je collega’s

Binnenkomen bij een nieuwe opdracht en binnen vier maanden het intranet migreren naar een nieuw CMS én in een nieuwe huisstijl. Door strak samen te werken met mijn team, focus te houden op de deadline en door mijn opgedane expertise uit de masterclasses in te zetten, starten de medewerkers van Arbo Unie hun dag nu met een fris intranet in een nieuw jasje.
Intranet in een nieuw jasje
Toen ik in juni begon, was mijn opdracht meteen helder: de migratie van het intranet naar een nieuw CMS leiden. Dit betekende niet alleen een technische overgang, maar ook een complete visuele transformatie in lijn met de nieuwe huisstijl, die in het najaar van 2024 werd gelanceerd. We noemden het intranet in een nieuw jasje. De content bleef hetzelfde, maar het uiterlijk werd compleet vernieuwd. Samen met een nieuwe website vormde dit een mooi totaalpakket. Voor mij een leuke uitdaging, want ik krijg energie van nieuwe dingen opzetten en optimaliseren.
Goed samenwerken
Een intranetmigratie klinkt misschien simpel—content van het oude naar het nieuwe systeem overhevelen—maar in de praktijk bleek dit toch lastiger. De content bleef grotendeels behouden, maar de presentatie veranderde compleet. De uitdaging? Arbo Unie had duidelijke wensen voor de uitstraling en functionaliteit, maar de leverancier had technische beperkingen. Door intensief samen te werken en de juiste collega’s erbij te betrekken, konden we toch een oplossing vinden die dicht bij de gewenste richting kwam.
Toen we in september merkten dat de oorspronkelijke lanceringsdatum onhaalbaar was, schakelden we snel. Door duidelijke prioriteiten te stellen en de deadline iets op te schuiven, konden we op 10 oktober live.
De gebruiker centraal
Voor ons als communicatiemedewerkers was het nieuwe intranet vooral iets om trots op te zijn: een frisse, eigentijdse uitstraling. Maar voor collega’s betekende het een flinke verandering. Het intranet is voor hen niet alleen een nieuwsplatform, maar ook dé plek voor werkwijzers, handleidingen en andere essentiële documenten. Ineens zag het menu er anders uit en werkte de navigatie op een nieuwe manier.
Daarom zetten we volop in op communicatie. We informeerden medewerkers vooraf over wat hen te wachten stond en waren direct beschikbaar om vragen te beantwoorden na de livegang. Zo zorgden we voor een soepele overgang en hielden we de adoptie zo laagdrempelig mogelijk.
Leren, groeien en impact maken
Als projectleider was ik van alle kanten betrokken bij de migratie. De kennis die ik uit mijn masterclasses en eerdere opdrachten heb opgedaan, hebben mij hier enorm bij geholpen. Twee jaar geleden had ik nog nooit in een CMS gewerkt—nu maak ik een systeem binnen no-time eigen. Bovendien heb ik nog sterker geleerd om vanuit de doelgroep te denken: Is dit logisch voor collega’s? Zijn ze voldoende geïnformeerd?
Het zien van het eindresultaat, na maanden hard werken, gaf een enorme boost. De vele positieve reacties maken het nog mooier. Maar we zijn er nog niet. Na de livegang lag de focus op het oplossen van kleine bugs. Nu werken we aan de structuur: de informatie is er, maar moet nog logischer worden ingedeeld.
Mijn ultieme doel? Een intranet dat niet alleen informeert, maar vooral verbindt—collega’s met elkaar én met de organisatie.