De term agile werken is een hot item omdat het voor organisaties steeds belangrijker wordt om wendbaar te zijn in een wereld die snel verandert. Voor een organisatie is meebewegen een noodzaak. Door agile te werken is een team beter voorbereid op veranderingen in het werkproces.

Is agile iets nieuws?

Nee, zeker niet. Organisaties zijn altijd bezig om de werkprocessen te verbeteren. De agile werkwijze komt uit de IT wereld. Vanaf de 20^e eeuw wordt deze werkvorm voor het eerst gebruikt, want daar begint de opkomst van software. Dit betekent dat verandering aan de orde van de dag is, waardoor organisaties zich steeds wendbaarder moeten opstellen. Zo hebben softwareontwikkelaars onbewust de agile revolutie gestart.

Mensgericht werken

Agile is een manier van denken die mensen en interactie boven processen en tools stelt. Van nature zijn organisaties gewend om veel over zichzelf te presenteren. Door de agile mindset denk je vanuit de klant: Waar ligt hij of zij wakker van? Hoe kan ik de passende oplossing bieden? Als een team agile werkt, gaat deze meer zelfsturend werken. Het team krijgt inbreng en de ruimte om hiernaar te handelen. Hierdoor vervalt de focus op de cijfers en opent agile werken de menselijke maat.

Toepassen agile gedachtegoed

Voor mijn opdracht bij UWV heb ik een divisie ondersteund met het integreren van een agile werkwijze in het project rondom het verbeteren van de startpagina van UWV . Zo’n project begint achter de schermen bij het werken vanuit een multi disciplinair team. Door nauwere samenwerking van  verschillende afdelingen binnen de divisie  sluiten de producten per afdeling beter op elkaar aan. Als de afdelingen elkaar beter begrijpen, zal de customer journey logischer verlopen. Dit wordt later zichtbaar op de site voor de gebruikers van UWV.

Het verbeteren van de site is gemakkelijker gezegd dan gedaan. De samenwerking tussen de afdelingen verliep agile, maar agile werken pas je niet van de een op de andere dag toe. Alle medewerkers moeten dezelfde opvattingen over agile werken hebben en leren om met andere afdelingen samen te werken.

Om deze interne verandering in goede banen te leiden, heb ik als communicatieadviseur samen met een veranderteam bijeenkomsten georganiseerd waarin we stap voor stap uitleggen wat we doen en waarom dat nodig is. Hierdoor krijgen we iedere medewerker mee in de agile verandering. Zelf heb ik hier verschillende observaties ondervonden. Deze punten helpen om een agile verandering soepel toe te passen:

• Agile werken is een gedachtegang, geen doel op zichzelf. Als je deze werkwijze gaat introduceren, kan agile leren werken een tijdelijk doel worden. Het is vooral belangrijk om deze methode te begrijpen om grote opdrachten beter te voltooien.
• Bij agile werken wordt er gewerkt met verschillende documentatiesystemen. Bij ons was er sprake van een scrumbord op Miro, verschillende SharePoint kanalen, het intranet en vele post-its via de samenwerking op locatie. Agile werken moet het proces beter in kaart brengen, dit doe je door het overzicht te bewaren op één plek en verantwoording af te leggen na iedere cycli.
• Hou de teams klein en overzichtelijk. Als iedereen een duidelijke taak binnen een team heeft en de samenstelling niet veranderd, kan je op elkaar bouwen. Hierdoor besteed je meer tijd aan werken naar een oplossing in plaats eindeloze overleggen in grote teams.
• Agile werken geeft een richting en dwingt je om samen te werken met mensen die je zelf niet zou uitkiezen. Dit zorgt voor nieuwe samenwerkingen. Het is hierin belangrijk om eerst elkaar te leren kennen. Pas daarna kan je goed overleggen en werken.
• Pas geen dubbelrollen toe. Een product owner kan geen teamlid zijn, want dit zorgt voor dubbele belangen en perspectieven.
• Vaak lopen verschillende teams tegen dezelfde problemen aan. Doordat de teams onderling contact onderhouden, worden oplossingen gemakkelijk gedeeld.
• Houd de focus op de mensen; je collega’s en op je doelgroep. Agile wordt soms gezien als projectmanagement. Door de focus op een doel te zetten waar mensen beter van worden, streef je agile werken op de juiste manier na. Maak het niet moeilijker dan het is.

Hoe ondersteund communicatie dit proces?

Hoe zorgt een communicatieadviseur ervoor dat dit proces in soepele banen wordt geleid? Het was mijn taak om bijeenkomsten te organiseren voor de verschillende afdelingen. Hier werd de inhoud over de nieuwe werkwijze gedeeld, maar er was ook ruimte voor vragen en interactie. Wat hebben de teams nodig om beter te presteren? Aan mij de taak om dit voor te bereiden door mee te denken in de plannen en bijpassende content te creëren. Na de bijeenkomst heb ik de content gedeeld, zodat medewerkers dit later kunnen nalezen.

Samen met het veranderteam hebben we de voortgang gemonitord. In welke fase van veranderen zitten we nu? Het niet weten, begrijpen waarom dit nodig is, of een andere fase? Door in te spelen op de fase waar de samenwerkende afdelingen zich bevonden, hebben we de bijeenkomsten aangepast. Zo kregen we als veranderteam alle neuzen dezelfde kant op en is de inhoudelijke informatie voor alle deelnemers toegankelijk.

Omdat we als UWV de Nederlanders mensgericht willen helpen, begint dat met mensgericht ons eigen team ondersteunen. Door constant bij te sturen op de doelgroep zijn de afdelingen van procesmatig werken naar agile en mensgericht werken overgegaan.