Bij Arbo Unie liepen ze tegen een herkenbaar probleem aan: de organisatie heeft een ontzettend brede dienstverlening, maar die kennis was versnipperd. Ongetwijfeld herkenbaar voor veel organisaties. Collega’s, van zorgprofessionals tot sales en relatiebeheerders, wisten vaak niet precies wat er allemaal aangeboden werd, waar communicatiemiddelen te vinden waren of wie de juiste contactpersoon was.

Het gevolg? Gemiste kansen. Denk aan een bedrijfsarts die wekelijks doorverwijst naar een partner, terwijl een andere arts niet eens weet dat deze dienst bestaat. Of communicatiematerialen zoals podcasts en whitepapers die niet ingezet worden, simpelweg omdat men ze niet kan vinden of niet weet van het bestaan ervan.

Wat heef Pascal gedaan:

• Informatie verzameld bij alle teams in één centrale database
• Deze database geautomatiseerd omgezet via een AI-agent in een gestructureerd formaat (JSON), zodat de GPT alles goed begrijpt en up-to-date blijf
  • (JSON is een codetaal geschikt om grote hoeveelheden informatie overzichtelijk en leesbaar te maken voor AI)
• Door communicatieafdeling laten aanvullen met bijbehorende middelen
• Ingebouwd in een GPT met duidelijke instructies, gevoed vanuit die JSON
• SharePoint-links gebruikt (alleen toegankelijk voor Arbo Unie-medewerkers)
• Prompt zo ingericht dat alleen de bron geüpdatet hoeft te worden (maandelijkse update)

Wat het opleverde:

• Minder vragen bij communicatie
• Meer gebruik van beschikbare middelen en diensten
• Snellere antwoorden & meer overzicht
• Positieve reacties vanuit de hele organisatie
• Interne campagne “De slimste collega” gelanceerd met 500 fysieke QR-cards

En extern?
Klanten ontvangen nu vaker gerichte, relevante informatie omdat collega’s sneller de juiste middelen weten te vinden. Denk aan het gericht delen van een podcast, whitepaper of dienstaanbod dat perfect aansluit bij een klantvraag.

Wat Pascal hiervan leerde?
AI werkt het best als je het inzet op een concreet menselijk knelpunt. Door informatie slim te structureren (met o.a. JSON) en toegankelijk te maken via een AI-interface, ontstond er één centrale plek voor kennisdeling.

En dat maakt niet alleen het werk makkelijker, maar ook leuker.

Pascal is per direct beschikbaar; kan hij jouw organisatie verder helpen? Plan direct een kennismakinggesprek.