Mijn account
Zoek
Generic filters

Managementassistent/opgave ondersteuner

Ineke Journee

Senior consultant SchaalX Public

E-mail Ineke Journee Bel Ineke Journee
Solliciteer direct

Ben jij een ervaren managementassistent die professionaliteit en flexibiliteit hoog in het vaandel heeft staan? Dan is deze opdracht iets voor jou!

Samenvatting

Als managementassistent vind jij het een uitdaging om de teamleider/opgavemanager Ondernemende Stad te ondersteunen bij een breed pakket aan activiteiten. Jij zorgt daarbij voor het overzicht en blijft rustig in een regelmatig hectische omgeving. Complexe afspraken met externen inplannen, het organiseren van zowel interne als externe bijeenkomsten, het verzorgen van correspondentie en het faciliteren van het team, jij pakt het allemaal op. Klinkt dit als iets voor jou? Reageer dan snel!

Waar kom je te werken?

Je gaat aan de slag binnen het team Bestuur- en Managementondersteuning (BMO) is onderdeel van het cluster Management en Ondersteuning en verzorgt de secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning van het College van Burgemeester & Wethouders, de clusters en opgaven. De teamleden zijn met elkaar verbonden in hun professionaliteit als ondersteuner. Vanuit BMO word je op verschillende organisatieonderdelen ingezet. In dit geval voor de opgave Ondernemende Stad.
 
De opgave Ondernemende Stad werkt aan het (mede) realiseren van 4.000 extra banen; aan een stijging naar de top 5 van MKB-vriendelijkste grote gemeenten in Nederland en aan het faciliteren van ondernemersinitiatieven. We zetten intensief in op het onderhouden van contacten met ondernemers. Het team Ondernemende stad levert hier een bijdrage aan. Het team vormt de schakel tussen burgemeester en gemeentebestuur.
 

Wat ga je doen?

  • Je plant complexe afspraken met externe partijen in.
  • Je organiseert interne – en externe bijeenkomsten.
  • Je verzorgt de correspondentie en faciliteert het team.
  • Je  plant, (in IBABS) vergaderingen in, bereidt deze voor en notuleert. Je bewaakt en zet bijbehorende acties uit. 
  • Daarnaast begrijp jij het belang van het toewijzen en rappelleren van inkomende brieven in onze systemen Mozaïek en Inproces en het tijdig afhandelen van facturen. 
  • Je bereidt vragen en onderwerpen voor die de persoonlijke aandacht van het opgaveteam behoeven, bespreekt deze en ondersteunt het team in brede zin bij de afhandeling ervan.
  • Je levert, op basis van verkregen of zelf verzamelde informatie, van inhoudelijke bijdragen aan (beleids) rapportages van derden.
  • Je stelt (besluitvormende) notities op.
  • Je organiseert, beheert en bewaakt voor het werkterrein van de opgave de in en externe (digitale ) informatie- en documentenstroom.

Wat neem je mee?

  • Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding.
  • Je hebt goede kennis van het officepakket.
  • Je beschikt over ruime relevante werkervaring.
  • Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
  • Je hebt ervaring met social media zoals Facebook en Twitter.
  • Je hebt affiniteit met de politieke en maatschappelijke omgeving.
  • Je beschikt over goed ontwikkelde communicatieve en oplossingsgerichte vaardigheden.

Wat bieden we jou?

  • Deze interim opdracht is voor 32-36 uur per week.
  • Standplaats: Dordrecht/ Thuiswerken gedurende COVID-19.
  • Gewenste startdatum: 10 januari 2022.
  • Verwachte einddatum: 31 maart 2022.
  • Deze opdracht kan op basis van detachering.

Hoe nu verder?

Voldoe jij aan de bovengenoemde kennis en ervaring en wil jij deze opdracht graag uitvoeren? Reageer dan zo snel mogelijk maar in ieder geval vóór maandag 3 januari 12.00 uur via de button op deze pagina met een recent cv en relevante werkervaring. Zorg ook dat je een duidelijke motivatie meestuurt aangezien dit onderdeel is van het selectieproces. 

SchaalX staat voor diversiteit, dus het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft en van wie je houdt. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil kan maken bij iedere vacature die we publiceren.

Je wilt Managementassistent/opgave ondersteuner worden, en nu?

Sollicitatieprocedure

  • Je solliciteert

    Ben jij enthousiast over de vacature? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie zoals omschreven in de vacaturetekst.

  • De kennismaking

    Is er een match tussen jouw profiel en de vacature? Dan nodigen we je uit om kennis met ons te komen maken.

  • Kennismaking met de opdrachtgever

    Wanneer wij op basis van de kennismaking denken dat de vacature juist is voor jou, stellen we je voor aan onze opdrachtgever en ga je bij diegene op gesprek.

  • De procedure

    Afhankelijk van de wens van de opdrachtgever volgt er een tweede en soms nog een derde gesprek waar jullie elkaar goed leren kennen. Een assessment kan ook deel uitmaken van de procedure.

  • Ondersteuning

    Heb je alle gesprekken positief doorlopen? Dan kan onze opdrachtgever jou een aanbod doen. Wij ondersteunen jou als SchaalX-professional bij het starten met je nieuwe baan én tijdens je dienstverband.