Blijf op de hoogte van ons laatste nieuws!

Life after scrum

Op dinsdag 21 maart vond onze Executive Lunch plaats met het thema 'Life after scrum'. Onder leiding van Trieu Huynh werden de do's en don'ts van scrum besproken, maar ook: hoe ziet de toekomst eruit? Trieu heeft de bevindingen van deze dag op een rijtje gezet én de learnings waarmee wij naar huis gingen.

Op een zonnige lentedag komen executives met verschillende ervaringen in Scrum bijeen en praten over het thema van vandaag: 'Life after scrum'. Ik was speciaal voor deze meeting uit Taiwan teruggekomen om de sessie te begeleiden. In Taiwan coach ik bedrijven op basis van mijn eigen ontwikkelde methodiek.

Victor Groothoff introduceert het onderwerp en prikkelt: het lijkt erop dat scrum over zijn hoogtepunt heen is. Hoe kijken we daar tegenaan? Een enkeling kijkt ietwat verschrikt, omdat men zojuist begonnen is met een scrumimplementatie of nog moet beginnen.

De insteek van de middag: een brede retrospective over bedrijven heen en een korte next step update voor een aantal gekozen onderwerpen, waarbij het delen van lief en leed, tips en tricks, zorgen, gedachtes en ervaringen centraal staat. En dit allemaal tussen de gangen van de heerlijke lunch door. De groep bestaat uit 14 deelnemers en belicht onder begeleiding van mijzelf, Trieu Huynh, de pro’s en de verbeteringen met betrekking tot scrum.

Qua pro’s komt men er redelijk snel uit. De sticky notes zijn te vormen in drie grote groepen:

  • Snelheid, en het kan nog sneller: scrum leidt sneller tot resultaat vergeleken met projectmatig werken. En het goede nieuws is, het kan nog sneller, concluderen enkelen die al een aantal stappen verder zijn dan scrum. Devops RS is vaak nog sneller dan scrum.
  • Gewoon doen: groot voordeel van scrum is dat gepoogd wordt om minder te neuzelen en meer te doen, gewoon doen en proberen.
  • Holistische aanpak en daardoor een meer gedragen oplossing: het samenwerken en de brede aanpak met scrum wordt aangestipt als belangrijke sterkte. Iedereen is betrokken en werkt mee, de oplossingen worden daardoor natuurlijker geaccepteerd en onderlinge communicatie is veel makkelijker, omdat iedereen weet waar het over gaat.

Wat betreft de mogelijke verbeteringen ontstaat een wat grilliger beeld. Om toch de belangrijkste verbeteringen te bespreken, wordt er geclusterd en grofweg geprioriteerd. Uit de verbeteringen is een drietal onderwerpen gekozen om ervaringen over uit te wisselen:

  • De stringente methodiek van Scrum, hoe ga je daar mee om? Met name het op slot zetten van de tweewekelijkse cyclus, het continu nee schudden van een product owner en het slot op de deur van een scrum master als de sprint eenmaal is ingezet, doen stakeholders rigiditeit ervaren in de methodiek. Vaak komt men na een paar dagen op een andere wens of oplossing die dan nog weken moet wachten. Mogelijke remedies: rekening houden met ongeplande zaken, wel degelijk de sprint opengooien met het volle bewustzijn van alle consequenties, of iteraties korter maken naar bijvoorbeeld een week, zodat er minder lang gewacht hoeft te worden.
  • Hoe ga je om met de afhankelijkheid van de kwaliteit van mensen? De aanwezigen ervaren verschillende kwaliteitsniveaus van verschillende teams. Diversiteit werkt, is het advies. Dit is wederom de brede benadering van scrum die soelaas biedt. Daarnaast wordt genoemd dat het cruciaal is dat stakeholders aangesloten blijven. Het kan eigenlijk niet zijn dat een stakeholder een resultaat krijgt voorgeschoteld dat totaal anders is dan verwacht, dit betekent dat stakeholders en team te ver van elkaar gewerkt hebben. Als laatste wordt geopperd dat het ook prima is om cruciale skills/figuren bij verschillende teams te zetten. Door dit op vaste momenten te doen, zijn deze skills en de kwaliteiten van deze personen voor verschillende teams beschikbaar.
  • Hoe ga je nog sneller? Ikzelf gebruik geen scrum meer, maar een zwaar vereenvoudigde agile werkwijze die ik Super adaptive noem. Het is sneller, losser en platter dan scrum. Het doel is om van elk team, bedrijf of project een 'lean mean innovation machine' te maken die 'future proof' is.

Deze methodiek kent vier stappen:

  1. AIM: vorm een droom met het team en de stakeholders en kies daarin de eerste prioriteit als eerste stap richting die droom
  2. TRY: het team probeert die eerste prioriteit te realiseren en te shippen in een superkorte iteratie van bijvoorbeeld een uur of maximaal een dag
  3. REFLECT: evalueer het resultaat en de processen met stakeholders en team en bepaal de learnings
  4. REPEAT: herhaal stappen 1 tot en met 3 met hernieuwde inzichten

Omdat de cycli zo kort zijn, zijn alle afstemmomenten ook superkort. Tien minuten voor de visie, tien minuten voor de reflectie en de rest van de tijd proberen iets te realiseren. Van nature zorgt een korte cyclus ook voor minder risico, er kan veel minder misgaan. Bovendien leer je al na een uur proberen en kunnen nieuwe inzichten na een uur worden verzilverd en niet pas na twee weken. Verder is er geen tijd voor documentatie vooraf, gewoon doen en elkaar kort bijpraten. Echt samenwerken in plaats van verwijzen naar documenten. Progressie wordt geboekt met het uur.

Er is ook geen productowner meer in Super adaptive. Dat is namelijk een zeer kwetsbare 'single point of failure'. Je zult maar niemand vinden die goed genoeg is en bovendien is er meteen een probleem als de productowner er niet is. In plaats daarvan praten teams en stakeholders direct met elkaar in korte sessies tijdens het bepalen van de doelen. De prioriteit in stap 1 en in stap 3 wordt er samen geëvalueerd. Dit zorgt voor nog meer transparantie en maakt alle informatie beschikbaar voor het hele team. En een heel team is altijd veel slimmer dan een individu. Dus als we elke keer weer even 'alignen' dat we hetzelfde doel voor ogen hebben, gaat dat gewoon goed. Natuurlijk is het team een end-to-end team dat echt moet kunnen 'shippen'. Minstens zo echt mogelijk.

Hoe maak je dan iets zo klein dat het past in een uur? Door iets te proberen. Bijvoorbeeld: een Taiwanees software team wil, om tijd te besparen, software componenten hergebruiken tot op 50% van wat men ontwikkelt. Er is weken gesteggeld over de systemen, procedures en componenten. Bij toepassing van Super adaptive wordt alles terug gebracht tot de kleinst mogelijke unit: om te proberen om één component te hergebruiken en dan het liefst een bestaand component dat iedereen begrijpt. Als dat gelukt is, dan gaan we vanaf daar door. Lukt het niet, geen nood, slechts een uur besteed aan een ervaring opdoen, leren en weer opnieuw. Binnen twee uur was het team erin geslaagd om een mini CMS te bouwen, waarbij de componenten door projectmanagers konden worden hergebruikt. Ze hadden verwacht hier veel langer over te doen en het proberen leverde alle inzichten om het ook werkend te krijgen.

Dus de vraag: kunnen we het voor één component uitproberen? Of voor één klant? Of voor één product? Of voor één streepjescode? Of voor één regel? Desnoods één woord. Dat zorgt ervoor dat je al progressie boekt en ervaring opdoet. Niets is beter dan ervaring en dat krijg je alleen door iets te doen. En vanaf de eerste naar 2, 10, 40, etc.. En alles wat daarbij nodig is, wordt ook proportioneel toegepast. Elke discussie wordt na drie minuten afgesloten met “Zullen we iets proberen het komende uur?” of desnoods nog korter. Dit is de kunst van reductie, van het kiezen, extreem prioriteren loont. Uiteindelijk is Super adaptive niets anders dan hoe we hebben geleerd te zwemmen, te fietsen of een muziek instrument te bespelen. Je probeert en je verbetert, meteen. Eerst in ondiep water en als je goed genoeg bent, dan pak je het groter aan. Gewoon common human sense.

Is er leven na scrum? Jazeker. Scrum werkt, natuurlijk, relatief gezien ten opzichte van project management levert het veel vooruitgang op. Echter, de isolatie van het team tijdens sprints zorgt vaak wel voor opbouw van frustratie bij stakeholders bij het gebruik van scrum. De rigiditeit van de methodiek is soms bijna religieus en dan volgt men zonder te begrijpen waarom. En uiteindelijk werken teams voor stakeholders en die moeten blij zijn. Dan is iedereen gebaat bij een simpele ingreep: verkorten van de cyclus. Dit houdt alles verder in stand, in proportioneel gereduceerde vorm, en zorgt voor sneller leren, eerder ingrijpen, met van nature minder risico en minder discussie. Als de cyclus zodanig kort is als een uur, dan merk je dat veel dingen in scrum niet meer nodig zijn. Er wordt echt intensief samengewerkt met de focus op iets werkend krijgen. Het is een kwestie van proberen en iedereen met common sense wil best iets proberen voor een uur. Het is dan een soort workshop geworden en het grootste voordeel van workshops: ze leveren direct wat op en iedereen vindt het leuk om te doen, mooi meegenomen. Life after scrum is waarschijnlijk ook nog eens een stuk leuker. Probeer het eens, natuurlijk ook beetje bij beetje, niet alles in één keer.

Trieu Huynh is muzikant, ontwerper en innovation coach en bedenker van Super adaptive. Hij coacht bedrijven en teams om effectiever te zijn en is werkzaam in Taipei, Amsterdam, Londen, Tokyo en Bali.

trieu etc
trieu@trieu-etc.com
www.trieu-etc.com/for-business


Wij maken écht contact

SchaalX staat voor het realiseren van een waardevolle verbinding. Waar de markt veralgemeniseert en zoekt naar sneller, goedkoper en generieker, kiezen wij voor verdieping en specialisatie. Voor het maken van écht contact, door partijen te verbinden op meer dan alleen maar functionele aspecten.

Meer over SchaalX

SchaalX gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.
Close